개인정보처리방침

제1조 (수집하는 개인정보 항목 및 수집방법)

회사는 서비스 제공을 위해 아래와 같은 개인정보를 수집합니다.

• 회원(사업장·관리자) 가입 시: 사업장명(병·의원명·회사명), 사업자등록번호, 대표자(대표·원장)명, 담당자 이메일, 비밀번호, 휴대전화번호
• 결제 시: 결제수단 정보(카드사·카드번호 뒤 4자리·결제내역). 전체 카드정보는 결제대행사(PG)가 보관하며 회사 서버에는 저장하지 않습니다.
• 회원이 입력하는 직원 정보(수탁 처리): 직원 성명, 주민등록번호(법정서식 작성 목적), 연락처, 주소, 계좌정보(암호화 저장), 급여·근로조건, 면허·자격, 범죄경력 조회 결과 등. 해당 정보는 회원(사업장)이 처리자이며 회사는 위탁받아 처리합니다.
• 자동 수집 항목: 접속 IP, 쿠키, 서비스 이용기록, 기기·브라우저 정보

제1조의2 (상담·마케팅 목적 개인정보)

회사는 비회원(잠재 고객)이 무료 노무 리스크 진단, 도입 상담 신청 또는 무료체험 신청 시, 정보주체의 사전 동의를 받아 아래 개인정보를 수집·이용합니다. 동의는 선택사항이며, 동의하지 않아도 진단 결과 확인 등 기본 이용에는 제한이 없습니다(단, 상담·안내 제공은 제한될 수 있습니다).

• 수집 항목: 이름, 휴대전화번호, 이메일, 사업장명(병·의원명·회사명), 사업장 규모(직원수 — 매니지드 도입 상담 시 선택 입력)
• 수집·이용 목적: 도입 상담 응대, 서비스 소개 및 이메일을 통한 안내·마케팅(CRM)
• 보유·이용기간: 수집·이용 동의일로부터 1년(동의 철회 또는 목적 달성 시 지체 없이 파기)
• 동의 철회: 개인정보 보호책임자(kimseyoung@proofhr.com)에게 요청하면 즉시 처리를 중단·파기합니다.

제2조 (개인정보의 수집·이용 목적)

• 회원 식별 및 가입의사 확인, 서비스 제공·운영
• 유료서비스 요금 결제·청구, 영수증·세금계산서 발행
• 근로계약서·급여명세서·증명서·법정 신고서류 등 HR 문서의 생성·발송·보관
• 공지사항 전달, 고객 문의 응대, 분쟁 조정
• 법령상 의무 이행 및 부정이용 방지

제3조 (개인정보의 보유 및 이용기간)

회사는 원칙적으로 개인정보 수집·이용 목적이 달성되거나 회원 탈퇴 시 지체 없이 파기합니다. 회원 탈퇴 시 회원·직원의 개인정보는 즉시 이용을 중단하며, 아래 법정 보존 대상을 제외한 정보는 파기하고, 법정 보존 대상 기록은 보존기간 동안 다른 정보와 분리하여 안전하게 보관한 후 파기합니다. 다만 관련 법령에 따라 다음과 같이 보존합니다.

• 계약 또는 청약철회 등에 관한 기록: 5년 (전자상거래법)
• 대금결제 및 재화 등의 공급에 관한 기록: 5년 (전자상거래법)
• 소비자의 불만 또는 분쟁처리에 관한 기록: 3년 (전자상거래법)
• 전자금융 거래에 관한 기록: 5년 (전자금융거래법)
• 접속 로그 기록: 3개월 (통신비밀보호법)

제4조 (개인정보의 제3자 제공)

회사는 정보주체의 개인정보를 본 방침에서 명시한 범위를 초과하여 이용하거나 제3자에게 제공하지 않습니다. 다만 법령에 특별한 규정이 있거나 수사기관의 적법한 요청이 있는 경우는 예외로 합니다.

제5조 (개인정보 처리의 위탁)

회사는 원활한 서비스 제공을 위해 아래와 같이 개인정보 처리업무를 위탁하고 있습니다.

• (주)코리아포트원 (PortOne): 결제 처리 및 결제수단(빌링키) 관리
• Amazon Web Services (S3, 서울 리전): 문서·파일의 클라우드 저장
• Supabase: 데이터베이스 호스팅
• Vercel Inc.: 애플리케이션 호스팅
• 솔라피(Solapi): 알림 문자(SMS) 발송
• Anthropic, PBC (미국): 근무표 사진의 글자 판독(OCR) — 해당 기능을 사용하는 사업장에 한함, 사진에 포함된 직원 성명·근무 표기
• OpenAI, L.L.C. (미국): 고객지원 챗봇 — 문의 내용의 임베딩(유사 문서 검색). 문의 본문(텍스트형 개인정보 포함 가능)
• Anthropic, PBC (미국): 고객지원 챗봇 — 문의에 대한 답변 생성. 문의 본문·참고 자료(텍스트형 개인정보 포함 가능)

위탁계약 시 개인정보의 안전한 관리를 위한 사항을 규정하며, 위탁업무 내용 변경 시 본 방침을 통해 공개합니다.

매니지드(운영 대행) 플랜 이용 시 회사가 수행하는 급여·인사 정보의 처리(급여계산·명세서 준비 등)는 회원(사업장)의 위탁에 따른 서비스 제공 범위 내의 처리이며, 이용 개시 전 개인정보 처리 위·수탁 계약을 체결하고 그 내용을 안내합니다. 4대보험 신고 등 전문 자격사(공인노무사·세무대리인)에게 정보를 전달하는 경우, 이는 회원의 요청에 따라 신고에 필요한 최소 항목만 전달하며 열람·전달 이력이 기록됩니다.

수탁자가 위탁받은 업무를 제3자에게 다시 위탁(재위탁)하는 경우, 회사는 사전에 그 사실을 고지하고 필요한 동의 절차를 거치며, 재위탁 내역의 변경은 본 방침을 통해 공개합니다.

제5조의2 (개인정보의 국외이전)

회사는 아래와 같이 개인정보를 국외로 이전할 수 있으며, 「개인정보보호법」 제28조의8에 따라 그 사항을 본 방침을 통해 공개합니다. 아래 이전은 해당 기능을 사용하는 회원(사업장)에 한하여 발생하며, 회원이 기능을 사용하지 않는 경우 그 회원 및 소속 직원의 개인정보는 국외로 이전되지 않습니다.

• Anthropic, PBC (미국)
  · 이전 항목: 근무표 사진에 포함된 직원 성명 및 근무 표기 (해당 기능을 사용하는 사업장에 한함)
  · 이전 목적: 근무표 이미지의 글자 판독(OCR)을 통한 근태 초안 생성
  · 이전 일시 및 방법: 회원(사업장)이 근무표 사진을 업로드하는 시점에 네트워크를 통한 전송
  · 보유·이용 기간: 판독 목적 달성 시까지. 수탁사의 오·남용 모니터링 정책에 따라 일정 기간 보관된 후 삭제될 수 있습니다. 업로드된 원본 사진은 회사가 국내(서울)에 보관하며, 회원의 삭제 요청 또는 위탁계약 종료 시 파기합니다.
• OpenAI, L.L.C. (미국)
  · 이전 항목: 고객지원 챗봇에 입력한 문의 내용 (성명 등 텍스트형 개인정보가 포함될 수 있음)
  · 이전 목적: 문의 내용의 임베딩 생성을 통한 관련 도움말 검색
  · 이전 일시 및 방법: 이용자가 챗봇에 문의를 전송하는 시점에 네트워크를 통한 전송
  · 보유·이용 기간: 처리 목적 달성 시까지. 수탁사의 정책에 따라 일정 기간 보관된 후 삭제될 수 있습니다.
• Anthropic, PBC (미국)
  · 이전 항목: 고객지원 챗봇에 입력한 문의 내용 및 검색된 참고 자료 (성명 등 텍스트형 개인정보가 포함될 수 있음)
  · 이전 목적: 문의에 대한 답변 생성
  · 이전 일시 및 방법: 이용자가 챗봇에 문의를 전송하는 시점에 네트워크를 통한 전송
  · 보유·이용 기간: 처리 목적 달성 시까지. 수탁사의 정책에 따라 일정 기간 보관된 후 삭제될 수 있습니다.

이용자는 회사의 개인정보 보호책임자(kimseyoung@proofhr.com)에게 국외이전을 거부할 수 있습니다. 회원(사업장)은 해당 기능을 언제든 직접 끄실 수 있으며([급여 → 근로시간 기록] 메뉴), 끄시면 이후 국외 이전은 발생하지 않습니다. 소속 직원의 개인정보에 대한 처리 여부는 개인정보처리자인 소속 사업장이 결정하므로, 직원께서 거부를 원하시는 경우 소속 사업장에 요청하시면 됩니다. 위 보호책임자에게 알려 주시는 경우 회사는 해당 사업장에 그 사실을 전달하고 처리 결과를 회신해 드립니다.

제6조 (정보주체의 권리·의무 및 행사방법)

• 정보주체는 언제든지 자신의 개인정보에 대한 열람·정정·삭제·처리정지를 요구할 수 있습니다.
• 회원은 ‘설정 > 데이터 내보내기’(전 기간) 및 ‘월간 노무 리포트 > 월간 자료 백업’(월 단위 ZIP)에서 회원이 입력·생성한 데이터(직원명부·급여대장·각종 문서)를 직접 내려받을 수 있습니다(데이터 이동). 내려받은 파일에는 직원 개인정보가 포함되므로, 그 보관·이용·파기에 대한 안전관리 책임은 처리자인 회원(사업장)에게 있습니다.
• 관리자는 서비스 내 설정 화면에서, 직원 이용자는 ‘내 정보’ 화면에서 본인 정보를 직접 조회·수정할 수 있습니다.
• 권리 행사는 이메일(kimseyoung@proofhr.com) 등을 통해 요청할 수 있으며, 회사는 지체 없이 조치합니다.

제7조 (개인정보의 안전성 확보조치)

• 비밀번호 단방향 암호화, 계좌·민감정보 암호화 저장
• 접근권한 차등 부여 및 접근통제(RLS), 접속기록 보관
• 전송구간 암호화(HTTPS/TLS) 적용
• 개인정보 취급자 최소화 및 정기 점검
• 고객지원 챗봇은 이용자를 식별하는 정보 없이 질문 내용만으로 답변하며, 질문에 포함될 수 있는 숫자형 식별정보(주민번호·연락처·이메일·카드번호 등)는 자동으로 제거한 후 처리합니다. 다만 답변 생성을 위해 문의 내용이 국외 인공지능 서비스(제5조·국외이전 고지 참조)로 전송될 수 있으므로, 문의 시 성명 등 개인정보 입력을 자제해 주시기 바랍니다.

제8조 (쿠키의 운영)

회사는 이용자 맞춤 서비스 제공 및 접속 유지를 위해 쿠키를 사용합니다. 이용자는 웹브라우저 설정을 통해 쿠키 저장을 거부할 수 있으나, 이 경우 로그인 등 일부 서비스 이용에 제한이 있을 수 있습니다.

제9조 (개인정보 보호책임자)

회사는 개인정보 처리에 관한 업무를 총괄하여 책임지고, 정보주체의 불만처리 및 피해구제를 위하여 아래와 같이 개인정보 보호책임자를 지정하고 있습니다.

• 개인정보 보호책임자: 김세영
• 연락처: kimseyoung@proofhr.com / 고객센터 02-333-8233

기타 개인정보 침해에 대한 신고·상담이 필요한 경우 개인정보분쟁조정위원회(1833-6972), 개인정보침해신고센터(118), 대검찰청 사이버수사과(1301), 경찰청 사이버수사국(182) 등으로 문의할 수 있습니다.

제10조 (처리방침의 변경)

본 개인정보처리방침은 시행일로부터 적용되며, 법령·정책 또는 보안기술의 변경에 따라 내용의 추가·삭제·수정이 있을 경우 변경사항의 시행 7일 전부터 서비스 내 공지를 통해 고지합니다.